Preservação documental preserva a história e garante transparência nas instituições públicas
Por Thaíssy Fontan* / Ascom Imprensa Oficial Graciliano Ramos
*Sob Supervisão
Fotos: Thaíssy Fontan / Ascom Imprensa Oficial Graciliano Ramos
Mais do que armazenar papéis ou arquivos digitais, a guarda de documentos é essencial para preservar a memória institucional, assegurando um registro histórico que contempla não apenas decisões, mas também, e principalmente, a identidade de uma organização ao longo do tempo, com estrutura e armazenamento adequados, além da garantia de acesso responsável às informações.
Na Imprensa Oficial Graciliano Ramos, esse trabalho vai além da publicação de atos oficiais. Por meio de políticas de gestão documental, a instituição confere integridade e longevidade a esses registros, que são essenciais para a transparência e o fortalecimento da administração pública.
A gestão de documentos é, portanto, uma prática fundamental para qualquer organização que busca otimizar seus processos operacionais. Segundo a gerente da Guarda de Documentos da Imprensa Oficial, Márcia Vargas, o serviço ofertado pela Imprensa Oficial “é estratégico e essencial no sentido de preservar a memória da administração pública”.
Ela explica que o setor, conhecido como CEPALDOC, armazena documentos da fase intermediária de secretarias e órgãos do Governo de Alagoas, os quais devem ser guardados por um determinado período, conforme a chamada Tabela de Temporalidade.
Com uso de tecnologias como o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e o rastreamento por QR Code, o serviço proporciona uma gestão eficiente dos acervos armazenados. “A sociedade se beneficia diretamente da guarda documental, especialmente no que diz respeito ao acesso à informação, com transparência, cidadania e segurança jurídica”, destaca Márcia, lembrando, ainda, os dispositivos da Lei de Acesso à Informação (nº 12.527/2011), que garante a qualquer cidadão o direito de acessar informações dos órgãos e entidades do poder público nos âmbitos federal, estadual e municipal.
Ela ressalta, ainda, que a guarda adequada de documentos é um dos pilares da administração pública. “Ela [a guarda] assegura a continuidade de ações governamentais, por meio da preservação e gestão documental, garantindo que as decisões e ações do Estado estejam devidamente registradas e acessíveis, além de juridicamente seguras”, atesta.
Márcia também reforça a importância de se preservar e respeitar a memória institucional. “Governar também é cuidar da história. Preservar a memória institucional não é um ato de sentimentalismo, mas, sim, um compromisso com a continuidade, a transparência e a responsabilidade pública. Cada documento guardado é uma ponte entre o passado, o presente e o futuro do serviço público”, emenda a gestora.
Para contratar o serviço, basta procurar o setor comercial da Imprensa Oficial Graciliano Ramos, cuja sede está localizada à Avenida Fernandes Lima, s/n, km 7, bairro Gruta de Lourdes, em Maceió-AL. Outra opção é manter contato por meio do e-mail comercial@imprensaoficial-al.com.br ou pelo número 82 3315-8346 (WhatsApp) e acionar o setor de Guarda de Documentos.
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